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Mapeamento de Processos

Mapeamento de Processos: Exemplos práticos

Como posso tornar a minha empresa mais eficiente? Evitar erros e desperdícios? Aumentar a receita e diminuir as despesas? Enfim, como posso melhorar os processos da companhia? A resposta é simples: com o Mapeamento de Processos

Ficou curioso? Quer entender o que é essa ferramenta e como ela funciona? Confira tudo isso e mais no nosso post de hoje:

  • O que é o mapeamento de processos?
  • Qual o objetivo do mapeamento?
  • Como fazer um Mapeamento de Processos em 5 passos 
  • Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles? 
  • Impactos do mapeamento de processos
  • Mapeamento de processos: o antes e o depois 
  • Conclusão

O que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar as etapas, fluxos, recursos e objetivos de um ou mais processos de determinada organização. Além disso, o mapeamento pode ser utilizado para apresentar as partes envolvidas no processo em estudo e no detalhamento das atividades, entradas e saídas do mesmo.  

A ideia principal do mapeamento é proporcionar uma visão completa sobre o funcionamento de uma empresa. A partir dele, os gestores podem analisar informações detalhadas sobre sua organização e tomar decisões que visem a melhoria de toda a companhia.

Qual o objetivo do mapeamento de processos?

Entre os objetivos que o mapeamento de processos busca atingir, temos:

  • Entender o funcionamento prático dos processos.
  • Realizar os reparos necessários nos processos.
  • Produzir uma documentação completa e estruturada sobre o processo, o que auxilia nas capacitações de colaboradores.
  • Garantir que um processo seja realizado da melhor maneira possível
  • Promover mudanças profundas nos processos, buscando a otimização constante. 

Portanto, a finalidade principal do mapeamento é compreender os processos e a partir disso melhorá-los para que o desempenho da empresa seja cada vez melhor. 

Mas afinal, como se faz o mapeamento de processos? 

Como fazer um mapeamento de processos em 5 passos 

Para realizar o mapeamento de determinado processo, devemos considerar as características que estão relacionadas a ele, como o produto ou serviço que é produzido, o número de colaboradores, os equipamentos utilizados, entre outros. Por isso, o mapeamento de processos é uma ação desenvolvida de forma personalizada para cada tipo de negócio. 

Contudo, apesar de se tratar de uma ação desenvolvida para cada caso, existem algumas fases que são básicas para este tipo de projeto e podem ser desenvolvidas na maioria dos casos. Confira as 5 fases principais:

1 º. Defina o que será estudado 

Em negócios de pequeno porte é possível fazer um mapeamento total da empresa de forma eficiente. No entanto, quando se trata de uma grande organização, como varejistas e indústrias, por exemplo, devemos dividir a empresa em setores e fazer o mapeamento individual por áreas ou departamentos.

Primeiramente, deve-se identificar em qual departamento estão concentrados a maior parte dos problemas e registrar tudo o que acontece.

Exemplo:

Se uma indústria está com problemas no prazo de entrega, deve-se estudar todo o processo que envolve a fabricação do produto até a sua entrega. Ou seja, é preciso observar desde o pedido das matérias primas até a finalização do produto. A partir dessa análise será possível verificar quais etapas do processo produtivo estão gerando mais atrasos e, desse modo, buscar medidas que possam resolver esse impasse.

2 º. Identifique as entradas e saídas de cada atividade

As entradas ou “inputs” podem ser definidas como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. No caso de uma padaria, a entrada seria a farinha e outros ingredientes e a saída seria o pão francês. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não, logo a entrada para uma empresa de serviços pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “realização do serviço”. Identificar cada um destes elementos é importante para se entender a finalidade de cada processo.

Além disso, é importante identificar como cada departamento impacta os demais, para que o mapeamento entenda as relações de causa e consequência entre eles e consiga traçar o fluxo de trabalho.

3 º. Identifique quais os componentes necessários

Essa é uma fase fundamental para o mapeamento de processos, porém é onde as empresas falham

Ao iniciar um projeto de mapeamento, muitas organizações se concentram em conversar com executivos e gerentes sobre atividades que eles não praticam no dia a dia e, consequentemente, adquirem uma visão fora da realidade.

Quando precisamos mapear processos de uma indústria, por exemplo, é preciso conversar com as pessoas responsáveis por operar as máquinas ou que vivenciam diariamente as atividades do processo. 

Os funcionários estão na linha de frente, seja produzindo pães, embalando produtos ou realizando serviços. Eles sabem o que acontece e podem até dar sugestões de melhorias. Desse modo, é possível ter o entendimento dos reais problemas do processo e mostrar para o colaborador que ele é importante para a empresa.

4 º. Desenhe o mapa do processo

Após entender melhor o processo, temos que registrar todas as informações coletadas, isto é, colocá-las no papel.

Ao passar as informações para o “papel” é essencial que todos os departamentos validem a documentação para verificar se o conteúdo condiz com a realidade ou se há algo no registro que precisa ser ajustado. 

Esta é uma das etapas mais importantes de todo o projeto, uma vez que é nela que seremos capazes de identificar os gargalos e os pontos de melhoria. Também é aqui que identificamos se o processo pode ser automatizado.

Talvez você esteja pensando que nesta etapa é necessário produzir relatórios de infinitas páginas, certo?

Fique tranquilo! O dever da Júnior FEA é avisá-lo que o modelo de registro para este tipo de projeto é mais simples de ser produzido. Para essa tarefa, normalmente são utilizadas representações gráficas das atividades. Veja alguns modelos:

  • Fluxograma de processos. O fluxograma é basicamente um desenho que utiliza símbolos para representar a sequência dentro de todos os processos. Apesar de ser uma representação simples, ele traz uma visão completa de tudo o que acontece, do início ao fim. Por isso, é uma das ferramentas mais utilizadas para identificar onde devemos concentrar nossos esforços.
  • BPMN (Business Process Model and Notation). O BPMN é uma representação gráfica utilizada para representar um fluxo de atividades de um processo. A diferença entre ele e o fluxograma é que a notação BPMN consegue representar com maior sucesso processos complicados e sistêmicos de maneira universal. Em outras palavras, consegue apresentar  melhor as atividades complexas de uma companhia.

5 º. Aplique, monitore e faça as alterações necessárias

A última etapa do nosso mapeamento de processos consiste em aplicar as alterações necessárias para a melhora dos processos. Aqui também cabe observar se as mudanças foram eficazes ou se tem algum ponto que precisa de ajustes.

É importante ressaltar que, uma vez realizado o mapeamento, isso não significa que a empresa atingiu o seu potencial máximo, visto que sempre há pontos a serem melhorados. Por isso, tendo como foco a melhoria contínua e a otimização, é prudente realizar o mapeamento de processos mais de uma vez durante a existência da empresa para garantir a boa continuidade de suas atividades.

Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles? 

Anteriormente, citamos o desenho do mapa de processos como uma das etapas do necessárias do projeto. Contudo, é preciso ressaltar que o fluxograma é apenas uma metodologia e não um mapeamento completo.

O mapeamento de processos se trata de uma operação complexa utilizada para a melhoria das atividades de uma empresa, ou seja, é um estudo aprofundado. 

Já o fluxograma é uma das muitas ferramentas que pode ser utilizada para a realização e visualização do mapeamento. Logo, esse artifício sozinho não é capaz de identificar todas as melhorias que devem ser feitas.

Impactos do mapeamento de processos

Através do mapeamento de processos é possível corrigir falhas que prejudicam o bom funcionamento da empresa, sejam relacionadas ao sistema de produção, ao financeiro, à gestão de equipes ou outras. À vista disso, esse tipo de projeto gera inúmeros benefícios e impactos positivos para as companhias, tais como:

  • Padronização do trabalho: a implantação de normas técnicas maximizam a transparência, a reprodutibilidade, a segurança e a eficiência das atividades de um processo. Ou seja, permite que os colaboradores entendam quais atividades desempenham a partir da delimitação clara de funções e papéis.
  • Controle e monitoramento: o mapeamento proporciona visibilidade a respeito das atividades e  padronização do trabalho, fazendo com que os gestores tenham maior controle sobre os processos. Isso faz com que os mesmos tenham uma maior previsibilidade dos resultados e facilita o monitoramento das atividades.
  • Otimização dos processos: sendo um resultado lógico do mapeamento de processos, a otimização ocasiona a redução dos custos e despesas, a melhora da gestão dos processos e a redução de falhas que prejudicam o desempenho das atividades.

Mapeamento de Processos: o antes e o depois

Provavelmente você conhece o McDonald ‘s, mas você sabia que um simples mapeamento de processos ajudou a rede a se tornar o que ela é hoje ? 

A história da famosa rede de fast-food McDonald ‘s é retratada no filme Fome de Poder (The Founder, 2017), que mostra como o mapeamento de processos foi importante para o desenvolvimento do sistema Speedy.

O mapeamento de processos, que veio a culminar no sistema Speedy, consistia em buscar criar uma melhor rotina a ser seguida pelos funcionários durante a produção, desde o atendimento ao cliente (no recolhimento do pedido), passando pela produção e finalizando na entrega. A busca terminou por desenvolver o sistema Speedy, a partir do qual foram estabelecidos padrões relacionados à posição de cada equipamento de acordo com a sequência de montagem, à operação das máquinas e à movimentação dos funcionários.

Tudo isso, combinado com o desejo crescente  dos seus comandantes pelo sucesso e pela qualidade do produto, foi decisivo para que a empresa se tornasse uma referência mundial no ramo de redes de Fast Foods.

O caso McDonald ‘s, embora tenha ocorrido há mais de 70 anos, mostra o quão longe se pode chegar com a utilização do mapeamento de processos. 

Conclusão:

Em suma, o mapeamento de processos gera benefícios tanto na produtividade, quanto na visão estratégica dos negócios, logo, ele pode, e deve, ser utilizado para a melhoria contínua das atividades organizacionais.

Ficou interessado? A Júnior FEA possui uma equipe de consultores prontos para te ajudar! Entre em contato conosco e marque uma reunião de diagnóstico gratuita.

mapeamento de processos
Pesquisa de Mercado

Pesquisa de Mercado: vale a pena?

Pesquisa de mercado é uma ferramenta de coleta e interpretação de dados muito utilizada no ramo empresarial, a qual auxilia tomadas de decisões estratégicas, ajuda a reduzir riscos e identificar oportunidades.

É viável expandir meu negócio? Com qual frequência os consumidores compram produtos do nicho da minha empresa? Quais táticas meus concorrentes utilizam para divulgar seus produtos? A pesquisa de mercado pode responder essas e outras perguntas.

Ficou curioso para saber mais? Confira nosso conteúdo completo:

  • O que é pesquisa de mercado?
  • Por que fazer uma pesquisa de mercado
  • Tipos de pesquisa de mercado
  • Como fazer uma pesquisa de mercado em 7 passos
  • Vantagens de realizar uma pesquisa de mercado
  • Vale a pena contratar uma empresa para realizar a pesquisa mercadológica?
  • Qual o prazo de um estudo de mercado?
  • Quanto custa uma pesquisa de mercado?
  • Dicas e ferramentas

O que é pesquisa de mercado?

Pesquisa de mercado é uma ferramenta utilizada para estudar a realidade de um mercado, a fim de auxiliar profissionais e gestores em processos de tomada de decisão. Ou seja, é a coleta e análise de dados sobre determinado público ou segmento.

Ela pode fornecer informações sobre consumidores, concorrentes, tendências de mercado e outras questões estratégicas. Devido a isso, atualmente é utilizada como base para ações mais assertivas nas organizações.

Por que realizar uma pesquisa de mercado?

Em um mundo competitivo, se manter no mercado é uma tarefa cada vez mais difícil para as empresas. Estudos do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) apontam que a cada 10 empresas criadas no Brasil, 6 encerram suas atividades antes de completar 5 anos.

Infelizmente, grande parte desse número é composto por micros e pequenas empresas, sendo que um dos motivos desse alto índice de falência é o processo decisório de gestores. De fato, tomar decisões baseadas em dados equivocados pode gerar fortes impactos negativos para o negócio.

Ter conhecimento sobre o ambiente no qual a organização está inserida é fundamental para o bom desempenho da mesma. É por isso que existe a pesquisa de mercado! Ela funciona como um suporte para resolução de problemas e identificação de oportunidades, ajudando os gestores a tomarem decisões inteligentes e direcionadas através de informações valiosas.

Tipos de pesquisa de mercado

A pesquisa deve ser estruturada de acordo com os objetivos que a organização pretende alcançar, logo, existem diferentes tipos de pesquisa. Confira a seguir os 3 tipos mais comuns:

  • Hábitos de Consumo – o que meu consumidor procura?

Esse estudo busca obter informações sobre o comportamento do consumidor, analisando como ele age, fatores que o influenciam no momento de compra, frequência de consumo e outras questões relacionadas aos seus hábitos. Sem dúvidas, conhecer melhor o consumidor é fundamental para que a empresa possa traçar estratégias mais direcionadas ao seu público-alvo.

  • Market Share – minha marca está bem posicionada no mercado?

A pesquisa de market share, também conhecida como pesquisa de participação de mercado, analisa a porcentagem de influência que uma empresa tem em seu segmento de atuação. Ou seja, avalia a força da organização em relação aos seus concorrentes.

  • Satisfação do Cliente – os clientes recomendariam meu produto para um conhecido?

Essa é uma das pesquisas mais básicas em termos de estruturação e aplicação. Ela visa obter feedbacks e percepções dos clientes a respeito da qualidade produto ou serviço, do atendimento prestado, da rapidez de entrega e de outros fatores.

Como fazer uma pesquisa de mercado em 7 passos:

  1. Objetivo: Essa é a fase inicial da pesquisa e também uma das mais importantes, porque pode influenciar as etapas posteriores. Para definir o objetivo, pense no problema central que se pretende resolver. Lembre-se: quanto mais claro é o objetivo, melhores são os resultados finais.
  2. Público-alvo: Em segundo lugar, é necessário saber qual grupo de pessoas será analisado. O público-alvo pode ser composto por consumidores, fornecedores, concorrentes e até pelos próprios colaboradores da empresa.
  3. Amostragem: Imagine que seu público-alvo foi determinado como “jovens, entre 15 a 25 anos, que consomem jogos online”. Você conseguiria aplicar a pesquisa para todos os indivíduos com esse perfil? Provavelmente não! É por essa razão que existe a amostragem. Ela consiste em selecionar uma amostra representativa do grupo que se deseja estudar.
  4. Métodos: Nessa etapa é preciso analisar se a abordagem da pesquisa será quantitativa (baseada em dados numéricos) ou qualitativa (baseada em informações descritivas e subjetivas). Também é necessário pensar se ela será aplicada por meio de entrevistas, pesquisas de campo, ligações telefônicas, questionários online, entre outros.
  5. Questionário: Normalmente, em pesquisas quantitativas são utilizadas questões fechadas e de múltipla escolha, já para aquelas com foco qualitativo as perguntas tendem a ser abertas e descritivas. O meio de aplicação e o público-alvo também são importantes para adaptar a linguagem das perguntas.
  6. Aplicação: Essa é a fase de levantamento dos dados e deve estar em conformidade com todos os critérios das etapas anteriores.
  7. Análise e apresentação dos dados: Por fim, os dados obtidos são organizados e agrupados para gerar informações úteis para a empresa. Ter uma boa equipe de analistas faz com que esses dados sejam interpretados de forma mais adequada.

Vantagens de realizar uma pesquisa de mercado

Como mencionado no tópico anterior, a pesquisa precisa de um objetivo principal. Dessa forma, os benefícios gerados por ela estarão diretamente relacionados a esses objetivos.

Veja alguns exemplos de vantagens:

Dez vantagens de realizar uma pesquisa de mercado para as empresas. 1 - Identificar oportunidades com antecedência. 2 - Analisar a viabilidade de um novo empreendimento. 3 - Conhecer necessidades e desejos dos consumidores. 4 - Identificar comportamentos de compra. 5 - Lançar ou aperfeiçoar produtos e serviços. 6 - Analisar estratégias dos concorrentes. 7 - Verificar participação no mercado. 8 - Realizar campanhas de marketing mais direcionadas. 9 - Avaliar a satisfação dos consumidores. 10 - Otimizar processos internos da organização.
10 vantagens da pesquisa de mercado para as empresas

Vale a pena contratar uma empresa para realizar a pesquisa mercadológica?

Muitas pessoas ficam em dúvida se devem ou não contratar outra empresa para realizar uma pesquisa de mercado.

Imagine que você é padeiro e dono de uma pequena rede de padarias. Provavelmente sua especialidade, e a de seus colaboradores, estará ligada a esse ramo de atuação. O mesmo acontece com as empresas de consultoria. Por realizar diversas pesquisas de mercado, essas organizações já conhecem métodos e técnicas para esse tipo de serviço, o que agrega qualidade e velocidade ao projeto.

Ademais, o tempo e esforço que você irá demandar para a realização da pesquisa, poderia ser investindo em questões que só você pode resolver dentro de seu negócio.

Qual é o prazo de um estudo de mercado?

O prazo para a realização de uma pesquisa de mercado varia de acordo com seu grau de complexidade. Quanto maior for o nível de dificuldade da pesquisa, maior será o tempo necessário para realizá-la.

Tal complexidade está relacionada a vários fatores, como tempo demandado para a definição do objetivo, identificação de público-alvo, tamanho da amostra e métodos a serem utilizados, criação do questionário, aplicação, análise de resultados e apresentação final, por exemplo.

Quanto custa uma pesquisa de mercado?

Já sabemos o que é pesquisa de mercado e qual sua importância para os negócios. Mas, afinal, quanto ela custa?

As pesquisas mercadológicas não são como produtos e serviços que podem ser tabelados. Na maioria das vezes, elas são personalizáveis e variam de acordo com as necessidades de cada empresa ou cliente. Quanto maior for sua complexidade, mais recursos serão empregados e, consequentemente, maior serão os custos.

Todavia, não devemos pensar na pesquisa como um custo, mas sim como um investimento! As informações fornecidas por ela podem gerar grandes impactos positivos para a organização a curto, médio e longo prazo.

Além disso, existem instituições que realizam pesquisas de mercado de alta qualidade e cobram valores mais acessíveis, como é o caso da Júnior FEARP. Se você deseja saber qual seria o preço para sua pesquisa de mercado, entre em contato conosco, pois assim podemos avaliar suas necessidades e lhe informar sobre qual seria o investimento ideal.

Dicas e ferramentas

Atualmente existem diversas ferramentas gratuitas e pagas para levantamento, coleta e análise de dados. Confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar:

  • Dados internos: antes de começar a produzir a pesquisa, é necessário analisar o ambiente interno da empresa. Posto isso, para obter uma visão geral da organização combine dados de vários setores, como comercial, recursos humanos e operacional, por exemplo.
  • Fontes de dados externos: os dados externos variam de acordo com o segmento e tipo da empresa. No entanto, podemos citar algumas fontes como: redes sociais, Google Trends, IpeaData (índices sociais e econômicos de uma região), BizStats (informações e estatísticas financeiras de vários setores), artigos acadêmicos, notícias sobre o setor, sites de reclamação, etc.
  • Formulários Online: esse tipo de formulário é uma ótima opção para a aplicação de pesquisas, visto que apresenta maior alcance em questões geográficas, maior velocidade e menores custos. Alguns dos melhores sites de formulário são: Typeform, SurveyMonkey, Google Forms, JotForm, Wufoo, ProProfs, e Formstack.