Mapeamento de Processos: Exemplos práticos

Como posso tornar a minha empresa mais eficiente? Evitar erros e desperdícios? Aumentar a receita e diminuir as despesas? Enfim, como posso melhorar os processos da companhia? A resposta é simples: com o Mapeamento de Processos

Ficou curioso? Quer entender o que é essa ferramenta e como ela funciona? Confira nosso post de hoje:

  • O que é o mapeamento de processos?
  • Qual o objetivo do mapeamento?
  • Como fazer um Mapeamento de Processos em 5 passos 
  • Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles? 
  • Impactos do mapeamento de processos
  • Mapeamento de processos: o antes e o depois 
  • Conclusão

O que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar as etapas, fluxos, recursos e objetivos de um ou mais processos de determinada organização. Além disso, o mapeamento pode ser utilizado para apresentar as partes envolvidas no processo em estudo e no detalhamento das atividades, entradas e saídas do mesmo.  

A ideia principal do mapeamento é proporcionar uma visão completa sobre o funcionamento de uma empresa. A partir dele, os gestores podem analisar informações detalhadas sobre sua organização e tomar decisões que visem a melhoria de toda a companhia.

Qual o objetivo do mapeamento de processos?

Entre os objetivos que o mapeamento de processos busca atingir, podemos citar:

  • Entender o funcionamento prático dos processos.
  • Realizar os reparos necessários nos processos.
  • Produzir uma documentação completa e estruturada sobre o processo, o que auxilia nas capacitações de colaboradores.
  • Garantir que um processo seja realizado da melhor maneira possível
  • Promover mudanças profundas nos processos, buscando a otimização constante. 

Portanto, a finalidade principal do mapeamento é compreender os processos e, a partir disso, melhorá-los para que o desempenho da empresa seja cada vez melhor. 

Mas afinal, como se faz o mapeamento de processos? 

Como fazer um mapeamento de processos em 5 passos 

Para realizar o mapeamento de determinado processo, devemos considerar as características que estão relacionadas a ele, como o produto ou serviço que é produzido, o número de colaboradores, os equipamentos utilizados, entre outros. Por isso, o mapeamento de processos é uma ação desenvolvida de forma personalizada para cada tipo de negócio. 

Contudo, apesar de se tratar de uma ação desenvolvida para cada caso, existem algumas fases que são básicas para este tipo de projeto e podem ser desenvolvidas na maioria dos casos. Confira as 5 fases principais:

  • 1° Defina o que será estudado 

Em negócios de pequeno porte é possível fazer um mapeamento total da empresa de forma eficiente. No entanto, quando se trata de uma grande organização, como varejistas e indústrias, por exemplo, devemos dividir a empresa em setores e fazer o mapeamento individual por áreas ou departamentos.

Primeiramente, deve-se identificar em qual departamento estão concentrados a maior parte dos problemas e registrar tudo o que acontece.

Exemplo:

Se uma indústria está com problemas no prazo de entrega, deve-se estudar todo o processo que envolve a fabricação do produto até a sua entrega. Ou seja, é preciso observar desde o pedido das matérias primas até a finalização do produto. A partir dessa análise será possível verificar quais etapas do processo produtivo estão gerando mais atrasos e, desse modo, buscar medidas que possam resolver esse impasse.

  • 2° Identifique as entradas e saídas de cada atividade

As entradas ou “inputs” podem ser definidas como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. No caso de uma padaria, a entrada seria a farinha e outros ingredientes e a saída seria o pão francês. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não, logo a entrada para uma empresa de serviços pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “realização do serviço”. Portanto, identificar cada um destes elementos é importante para se entender a finalidade de cada processo.

Além disso, é importante identificar como cada departamento impacta os demais, para que o mapeamento entenda as relações de causa e consequência entre eles e consiga traçar o fluxo de trabalho.

  • 3° Identifique quais os componentes necessários

Essa é uma fase fundamental para o mapeamento de processos, porém é onde as empresas falham

Ao iniciar um projeto de mapeamento, muitas organizações se concentram em conversar com executivos e gerentes sobre atividades que eles não praticam no dia a dia e, consequentemente, adquirem uma visão fora da realidade.

Quando precisamos mapear processos de uma indústria, por exemplo, é preciso conversar com as pessoas responsáveis por operar as máquinas ou que vivenciam diariamente as atividades do processo. 

Os funcionários estão na linha de frente, seja produzindo pães, embalando produtos ou realizando serviços. Eles sabem o que acontece e podem até dar sugestões de melhorias. Desse modo, é possível ter o entendimento dos reais problemas do processo e mostrar para o colaborador que ele é importante para a empresa.

  • 4° Desenhe o mapa do processo

Após entender melhor o processo, temos que registrar todas as informações coletadas, isto é, colocá-las no papel.

Ao passar as informações para o “papel” é essencial que todos os departamentos validem a documentação para verificar se o conteúdo condiz com a realidade ou se há algo no registro que precisa ser ajustado. 

Esta é uma das etapas mais importantes de todo o projeto, uma vez que é nela que seremos capazes de identificar os gargalos e os pontos de melhoria. Também é aqui que identificamos se o processo pode ser automatizado.

Talvez você esteja pensando que nesta etapa é necessário produzir relatórios de infinitas páginas, certo?

Fique tranquilo! O dever da Júnior FEA é avisá-lo que o modelo de registro para este tipo de projeto é mais simples de ser produzido. Para essa tarefa, normalmente são utilizadas representações gráficas das atividades. Veja alguns modelos:

mapeamento de processos. fluxograma simbolo

Fluxograma de processos: o fluxograma é basicamente um desenho que utiliza símbolos para representar a sequência dentro de todos os processos. Apesar de ser uma representação simples, ele traz uma visão completa de tudo o que acontece, do início ao fim. Por isso, é uma das ferramentas mais utilizadas para identificar onde devemos concentrar nossos esforços.

BPMN (Business Process Model and Notation): o BPMN é uma representação gráfica utilizada para representar um fluxo de atividades de um processo. A diferença entre ele e o fluxograma é que a notação BPMN consegue representar com maior sucesso processos complicados e sistêmicos de maneira universal. Em outras palavras, consegue apresentar  melhor as atividades complexas de uma companhia.

5° Aplique, monitore e faça as alterações necessárias

A última etapa do nosso mapeamento de processos consiste em aplicar as alterações necessárias para a melhora dos processos. Aqui também cabe observar se as mudanças foram eficazes ou se tem algum ponto que precisa de ajustes.

É importante ressaltar que, uma vez realizado o mapeamento, isso não significa que a empresa atingiu o seu potencial máximo, visto que sempre há pontos a serem melhorados. Por isso, tendo como foco a melhoria contínua e a otimização, é prudente realizar o mapeamento de processos mais de uma vez durante a existência da empresa para garantir a boa continuidade de suas atividades.

Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles? 

Anteriormente, citamos o desenho do mapa de processos como uma das etapas do necessárias do projeto. Contudo, é preciso ressaltar que o fluxograma é apenas uma metodologia e não um mapeamento completo.

O mapeamento de processos se trata de uma operação complexa utilizada para a melhoria das atividades de uma empresa, ou seja, é um estudo aprofundado. 

Já o fluxograma é uma das muitas ferramentas que pode ser utilizada para a realização e visualização do mapeamento. Logo, esse artifício sozinho não é capaz de identificar todas as melhorias que devem ser feitas.

Impactos do mapeamento de processos

Através do mapeamento de processos é possível corrigir falhas que prejudicam o bom funcionamento da empresa, sejam relacionadas ao sistema de produção, ao financeiro, à gestão de equipes ou outras. À vista disso, esse tipo de projeto gera inúmeros benefícios e impactos positivos para as companhias, tais como:

  • Padronização do trabalho: a implantação de normas técnicas maximizam a transparência, a reprodutibilidade, a segurança e a eficiência das atividades de um processo. Ou seja, permite que os colaboradores entendam quais atividades desempenham a partir da delimitação clara de funções e papéis.
  • Controle e monitoramento: o mapeamento proporciona visibilidade a respeito das atividades e  padronização do trabalho, fazendo com que os gestores tenham maior controle sobre os processos. Isso faz com que os mesmos tenham uma maior previsibilidade dos resultados e facilita o monitoramento das atividades.
  • Otimização dos processos: sendo um resultado lógico do mapeamento de processos, a otimização ocasiona a redução dos custos e despesas, a melhora da gestão dos processos e a redução de falhas que prejudicam o desempenho das atividades.

Mapeamento de Processos: o antes e o depois

Provavelmente você conhece o McDonald ‘s, mas você sabia que um simples mapeamento de processos ajudou a rede a se tornar o que ela é hoje ? 

A história da famosa rede de fast-food McDonald ‘s é retratada no filme Fome de Poder (The Founder, 2017), que mostra como o mapeamento de processos foi importante para o desenvolvimento do sistema Speedy.

O mapeamento de processos, que veio a culminar no sistema Speedy, consistia em buscar criar uma melhor rotina a ser seguida pelos funcionários durante a produção, desde o atendimento ao cliente (no recolhimento do pedido), passando pela produção e finalizando na entrega. A busca terminou por desenvolver o sistema Speedy, a partir do qual foram estabelecidos padrões relacionados à posição de cada equipamento de acordo com a sequência de montagem, à operação das máquinas e à movimentação dos funcionários.

Tudo isso, combinado com o desejo crescente  dos seus comandantes pelo sucesso e pela qualidade do produto, foi decisivo para que a empresa se tornasse uma referência mundial no ramo de redes de Fast Foods.

O caso McDonald ‘s, embora tenha ocorrido há mais de 70 anos, mostra o quão longe se pode chegar com a utilização do mapeamento de processos. 

Conclusão:

Em suma, o mapeamento de processos gera benefícios tanto na produtividade, quanto na visão estratégica dos negócios, logo, ele pode, e deve, ser utilizado para a melhoria contínua das atividades organizacionais.

Ficou interessado? A Júnior FEA possui uma equipe de consultores prontos para te ajudar! Entre em contato conosco e marque uma reunião de diagnóstico gratuita.

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